IHRE KARRIERE BEI NELEX

Die NELEX AG ist eine auf die Bereiche IT, Software und Digitalisierung spezialisierte Executive Search Beratung mit Fokus auf die Besetzung von Führungspositionen. Mit unserer innovativen Herangehensweise wollen wir die performanteste und qualitativ hochwertigste Personalberatung im Executive Search Bereich mit diesem Fokus werden – NELEX – Next Level Executive Search. NELEX wurde hierfür bereits fünf Jahre in Folge von der WirtschaftsWoche als beste Personalberater in den Kategorien „Digitalisierung“ und „IT“ sowie „Beratung/Professional Services“ ausgezeichnet. Zudem konnte sich NELEX ebenfalls bereits mehrfach als Top Personaldienstleister in der Kategorie „Executive Search“ vom FOCUS-Magazin platzieren.

Sie sind bereit, Verantwortung zu übernehmen und die Zukunft unseres Unternehmens mitzugestalten? Dann bewerben Sie sich als:

Executive Assistant (m/w/d) am Standort Köln

IHR AUFGABENGEBIET

Office Management & Administration
Sie verantworten die Organisation des Büroalltags – von der Betreuung der Telefonzentrale und Post bis zur Verwaltung von Büromaterial, IT-Ausstattung, Miet- und Lieferantenverträgen. Sie koordinieren interne Abläufe und unterstützen bei der Planung von Teamevents.

Assistenz der Geschäftsführung
Sie unterstützen die Geschäftsführung im Tagesgeschäft (z.B. Terminplanungen) sowie der Erstellung von Berichten und Profilen. Sie behalten den Überblick über relevante Informationen und sorgen für eine strukturierte Kommunikation. Sie sind Hauptansprechpartner für alle wichtigen Stakeholder des Unternehmens.

Projektkoordination & Kundenmanagement
Sie koordinieren interne Projekte, pflegen die Datenbank und unterstützen bei der Terminorganisation mit Kunden und Kandidaten (i.d.R. auf C-Level) sowie bei der Erstellung und Verwaltung von Verträgen.

Human Resources
Sie betreuen das interne Recruiting, erstellen Stellenausschreibungen, Arbeitsverträge und HR-Dokumente. Sie verantworten ein Team von Werkstudenten und deren Einsatzplanung. Zudem sind Sie die verantwortliche Schnittstelle zur externen Lohnbuchhaltung.

Finance & Controlling
Sie übernehmen Aufgaben im Finance Bereich, wie die Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Spesenabrechnungen, Mahnwesen und Vorbereitung von Monatsabschlüssen. Sie arbeiten eng mit der externen Buchhaltung zusammen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf.

Marketing & Kommunikation
Sie unterstützen bei der Pflege von Unternehmensprofilen (z. B. LinkedIn), koordinieren Marketingkampagnen mit externen Partnern und helfen bei der Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen. Außerdem koordinieren Sie Änderungen auf der Unternehmenswebsite mit dem externen Dienstleister.

IT-Administration
Sie betreuen die Verwaltung von Lizenzen und IT-Zugängen und unterstützen bei der Einrichtung neuer Geräte und bei der technischen Ausstattung des Teams.

WIR BIETEN IHNEN

Modernes Arbeitsumfeld: Arbeiten im Kranhaus im Kölner Rheinauhafen – mit Blick auf den Rhein und modernster Ausstattung.
Teamkultur & Events: Ein herzliches, unterstützendes Team und regelmäßige Teamevents wie Sommerfeste und Weihnachtsfeiern.
Verantwortung & Gestaltungsspielraum: Eine vielseitige Rolle mit Eigenverantwortung und Raum für eigene Ideen und Weiterentwicklung.
Lern- & Entwicklungsmöglichkeiten: Persönliche Weiterentwicklung durch abwechslungsreiche Aufgaben, Einblicke in verschiedene Unternehmensbereiche und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten.
Anerkennung & Wertschätzung: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein wertschätzender Umgang auf Augenhöhe.
Direktversicherung & steuerfreier Sachbezug: Zugang zu einer betrieblichen Altersvorsorge (Direktversicherung) sowie 50€ monatliche steuerfreie Sachbezüge auf Ihr Bruttogehalt.

IHRE QUALIFIKATION

Berufserfahrung: Sie haben bereits in einer vergleichbaren Rolle als Assistenz oder im Office Management oder in ähnlicher Funktion agiert – idealerweise bei einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen gearbeitet.
Organisationstalent: Sie behalten auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick und strukturieren Abläufe effizient.
Kommunikationsstärke: Sie kommunizieren klar, professionell und serviceorientiert – intern wie extern.
Diskretion & Vertrauenswürdigkeit: Sie gehen verantwortungsvoll mit sensiblen Informationen um.
Eigeninitiative & Zuverlässigkeit: Sie arbeiten selbstständig, denken mit und handeln lösungsorientiert.
Teamgeist: Sie unterstützen Kolleg:innen proaktiv und tragen zu einem positiven Miteinander bei.
Technisches Verständnis: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office, digitalen Tools und IT-Systemen.
Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und Englischkenntnisse sind vorausgesetzt.

IHRE BEWERBUNG

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme unter karriere@nelex.ag

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