Description

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Having recognized the advantages of remote work, including employee morale, productivity, reduced commuting on employee wellbeing and the environment, as of May 1, 2022, we became a remote-first company. The technologies and programs in which we invested have provided a fantastic foundation to this end. Our remote-first work environment, together with our conveniently located offices and collaborative workspaces, provide our team with the freedom and flexibility to work in the way that makes our employees most productive.

About Us

Tecsys is a fast-growing innovator offering supply chain solutions to industry leading healthcare systems, hospitals, and pharmacy businesses to distributors, retailers, and 3PLs. We work with industry leaders to transform their supply chains through technology. If you thrive on tackling difficult challenges with continuous learning opportunities and want to work in a respectful, comfortable, and dynamic work environment, then this could be a good fit for you!

About The Role

Tecsys is looking to continue to expand our go to market capabilities and as part of this expansion, we are looking for a hands-on leader who has experience in the end to end life cycle of customer acquisition from the proposal/bid stage through contract signing, and working in collaboration with internal stakeholders and external organizations.

Responsibilities

Contract administration: 

Developing and directing the organization's contracts administration function.  Collaborates with the legal team to ensure that proposals, negotiation processes, and contract administration follow company policies and legal requirements.
Bid/RFP process management.
Oversee RFI/RFP process and documentation in CRM
Ensure accurate and timely responses by contributors/assigned team members required to input to the response
Ensure the tool is maintained with the most current product/policy information.

Contractual Management:

Review, interpret, and comprehend contract terms and conditions to ensure adherence to agreed-upon terms.
Collaborate with legal and sales teams to negotiate and finalize contracts that align with both customer requirements and company policies.
Maintain a comprehensive understanding of contractual obligations, milestones, and deliverables.

Contract Execution Oversight:

Coordinate and facilitate the execution of contracts, ensuring compliance with timelines, specifications, and quality standards.
Work closely with cross-functional teams (e.g., sales, legal, finance) to ensure alignment and smooth execution of contractual commitments.
Monitor and track contract progress, identifying potential risks and proposing solutions to mitigate them.

Relationship Management:

Serve as the primary point of contact for customer inquiries or concerns related to contract execution.
Cultivate and maintain strong relationships with customers, fostering a positive and collaborative environment.
Documentation and Reporting:
Maintain accurate and updated records of contracts, amendments, and related documents.
Generate regular reports on contract status, performance metrics, and potential areas for improvement.

Continuous Improvement:

Identify process inefficiencies and recommend improvements to streamline contract execution procedures.
Stay updated with industry best practices and legal/regulatory changes impacting contract management.

Qualifications:

Bachelor’s degree in Business Administration, Law, or a related field. A Master’s degree or relevant certifications (e.g., Contract Management Certification) is a plus.
Proven experience (5+ years) in contract management in a customer-facing role within a relevant software/SaaS industry.
Strong understanding of contract law, negotiation principles, and legal terminology.
Exceptional organizational, and analytical skills with a keen eye for detail.
Excellent communication and interpersonal abilities to interact effectively with both internal teams and external clients.
Proficiency in Microsoft Office Suite and contract management software is a plus.
Management experience is also a plus.
Strong negotiation skills and ability to effectively influence outcomes of Bid/RFP process.
Strong proficiency in both written and verbal English communication essential for effective correspondence with clients, suppliers, business partners, and colleagues beyond the province of Quebec.

At Tecsys, we value creativity, innovation, and teamwork. Our employees enjoy a supportive work environment, competitive compensation packages, and opportunities for career growth and advancement.

Tecsys is an equal opportunity employer. Accommodation is available for applicants selected for an interview.

Ayant reconnu les avantages du travail à distance sur le bien-être des employés et l'environnement, notamment le moral des employés, la productivité, la réduction des trajets domicile-travail, nous sommes devenus, depuis le 1er mai 2022, une entreprise privilégiant le travail à distance. Les technologies et les programmes dans lesquels nous avons investi ont fourni une base fantastique à cette fin. Notre bureau qui privilégie le travail à distance, ainsi que nos bureaux bien situés et nos espaces de travail collaboratifs, offrent à notre équipe la liberté et la flexibilité de travailler de la manière qui rend nos employés les plus productifs.

A propos de Tecsys

Tecsys est un innovateur à croissance rapide qui offre des solutions de chaîne d'approvisionnement aux principaux systèmes de soins de santé, aux hôpitaux, aux pharmacies, aux distributeurs, aux détaillants et aux 3PL. Nous travaillons avec les leaders du secteur pour transformer leurs chaînes d'approvisionnement grâce à la technologie. Si vous aimez relever des défis difficiles avec des opportunités d'apprentissage continu et si vous souhaitez travailler dans un environnement respectueux, confortable et dynamique, alors ce poste pourrait vous convenir.

A propos du poste

Tecsys cherche à continuer d'étendre nos capacités de mise sur le marché et, dans le cadre de cette expansion, nous recherchons un leader pratique qui a de l'expérience dans le cycle de vie complet de l'acquisition de clients, de la phase de proposition/offre jusqu'à la signature du contrat, et travaillant en collaboration avec des parties prenantes internes et des organisations externes.

Responsabilites

Administration des contrats;
Développer et diriger la fonction d'administration des contrats de l'organisation. Collaborer avec l'équipe juridique pour garantir que les propositions, les processus de négociation et l'administration des contrats suivent les politiques de l'entreprise et les exigences légales.
Gestion du processus d'offre/d'appel d'offres.
Superviser le processus et la documentation des demandes de renseignements/d'appel d'offres dans le CRM
Assurer des réponses précises et opportunes des contributeurs/membres d'équipe assignés nécessaires pour contribuer à la réponse
Veiller à ce que l'outil soit maintenu avec les informations les plus actuelles sur les produits/politiques.
Gestion contractuelle :
Examiner, interpréter et comprendre les termes et conditions des contrats pour garantir l'adhésion aux termes convenus.
Collaborer avec les équipes juridiques et commerciales pour négocier et finaliser des contrats qui s'alignent à la fois sur les exigences des clients et les politiques de l'entreprise.
Maintenir une compréhension complète des obligations contractuelles, des jalons et des livrables.
Supervision de l'exécution des contrats :
Coordonner et faciliter l'exécution des contrats, en garantissant le respect des délais, des spécifications et des normes de qualité.
Travailler étroitement avec des équipes interfonctionnelles (par exemple, ventes, juridique, finance) pour garantir l'alignement et l'exécution fluide des engagements contractuels.
Surveiller et suivre les progrès du contrat, identifier les risques potentiels et proposer des solutions pour les atténuer.
Gestion des relations :
Servir de point de contact principal pour les demandes ou préoccupations des clients liées à l'exécution du contrat.
Cultiver et maintenir des relations solides avec les clients, favorisant un environnement positif et collaboratif.
Documentation et rapports :
Maintenir des dossiers précis et à jour des contrats, des modifications et des documents connexes.
Générer des rapports réguliers sur l'état des contrats, les métriques de performance et les domaines potentiels d'amélioration.
Amélioration continue :
Identifier les inefficacités des processus et recommander des améliorations pour rationaliser les procédures d'exécution des contrats.
Rester à jour avec les meilleures pratiques de l'industrie et les changements légaux/réglementaires affectant la gestion des contrats.

Qualifications

Baccalaureat en Administration des Affaires, Droit, ou un domaine connexe. Un Maitrise ou des certifications pertinentes (par exemple, Certification en Gestion des Contrats) serait un atout.
Expérience prouvée (5 ans ou plus) dans la gestion des contrats dans un rôle orienté client au sein de l'industrie des TI/SaaS pertinente.
Solide compréhension du droit des contrats, des principes de négociation et de la terminologie juridique.
Compétences organisationnelles et analytiques exceptionnelles avec un sens aigu du détail.
Excellentes capacités de communication et d'interaction pour interagir efficacement avec les équipes internes et les clients externes.
Maîtrise de la suite Microsoft Office et des logiciels de gestion des contrats est un plus.
Compétences en négociation solides et capacité à influencer efficacement les résultats du processus d'offre/d'appel d'offres.
Excellentes compétences en communication verbale et écrite en anglais, nécessaires pour communiquer efficacement avec nos clients, fournisseurs, partenaires d'affaires et collègues en dehors de la province du Québec.

Chez Tecsys, nous valorisons la créativité, l'innovation et le travail d'équipe. Nos employés bénéficient d’un environnement de travail favorable, des programmes de rémunération compétitifs et d’opportunités de croissance et d'avancement professionnel.

Tecsys est un employeur offrant l'égalité des chances. Des accommodements sont disponibles pour les candidats sélectionnés pour une entrevue. L’usage du masculin dans ce document a pour unique but d’alléger le texte.

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