Wir entwickeln und vermarkten ein KI-gestütztes Expertensystem zur automatischen Verarbeitung kaufmännischer Dokumente. Unser System hilft Unternehmen, ihre Dokumentenprozesse effizient, transparent und fehlerfrei abzuwickeln.
Auch unsere eigenen Geschäftsprozesse wollen wir konsequent vereinfachen und automatisieren. Dafür suchen wir eine erfahrene kaufmännische Persönlichkeit, die im Tagesgeschäft mitarbeitet, Zusammenhänge erkennt und Verbesserungen eigenständig umsetzt.
Aufgaben Auftragsabwicklung und Abrechnung
- Du prüfst und bearbeitest Bestellungen und kümmerst dich um Auftragsbestätigungen, Lizenzbereitstellungen und Rechnungen.
- Du betreust wiederkehrende Abrechnungen, Softwarepflege- und Subscription-Verträge sowie Vertragsänderungen.
- Du bearbeitest kaufmännische Rückfragen, Reklamationen, Kündigungen und offene Forderungen.
- Du sorgst für vollständige und nachvollziehbare Kunden-, Vertrags-, Artikel- und Abrechnungsdaten.
Prozesse verstehen und vereinfachen
- Du erfasst bestehende Abläufe anhand konkreter Vorgänge und identifizierst Sonderfälle, unnötige Arbeitsschritte und wiederkehrende Fehlerquellen.
- Du entwickelst praktikable Standards, klare Zuständigkeiten und kurze, verständliche Arbeitsanleitungen.
- Du reduzierst Rückfragen, Mehrfachbearbeitung und manuelle Nacharbeiten.
- Du schaffst Transparenz über offene Vorgänge, Fristen und Hindernisse und überprüfst die Wirkung deiner Verbesserungen.
Zusammenarbeit verbindlich gestalten
- Du definierst, welche Informationen und Voraussetzungen für eine reibungslose Bearbeitung benötigt werden.
- Du vereinbarst mit Vertrieb sowie Anwendungsberatung und Support klare Regeln für Angebote, Bestellungen, Leistungsübergaben und Abrechnung.
- Du gibst unseren Ansprechpartnern einen verlässlichen Rahmen dafür, welche Vereinbarungen mit Kunden und Geschäftspartnern im Standard möglich sind.
- Du klärst Abweichungen eigenständig innerhalb vereinbarter Grenzen und bereitest weitergehende Entscheidungen mit konkreten Empfehlungen vor.
Automatisierung umsetzen
- Du erkennst wiederkehrende manuelle Tätigkeiten und entwickelst passende Automatisierungsmöglichkeiten.
- Du nutzt ERP-Funktionen, Datenimporte, Vorlagen und digitale Workflows.
- Du formulierst Anforderungen und setzt Verbesserungen gemeinsam mit unserer Entwicklung und unseren technischen und fachlichen Experten um.
- Du begleitest Tests und Einführung und stellst sicher, dass die Lösungen im Alltag zuverlässig funktionieren.
Ergänzend unterstützt du ausgewählte administrative HR-Prozesse, beispielsweise beim Mitarbeiter-Onboarding, bei der Hardwarekoordination und der Pflege von Mitarbeiterdaten.
Das bringst du mit
- Mehrjährige praktische Erfahrung in kaufmännischer Auftragsabwicklung, Abrechnung oder Business Operations.
- Erfahrung darin, bestehende Prozesse selbstständig zu analysieren, zu verbessern und verbindlich einzuführen.
- Einen sicheren Umgang mit ERP-Systemen, Excel und strukturierten Daten.
- Die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte zu durchdringen und daraus einfache, nachvollziehbare Regeln abzuleiten.
- Kommunikationsstärke: Du kannst Anforderungen klar formulieren, unterschiedliche Perspektiven zusammenbringen und vereinbarte Standards freundlich und bestimmt vertreten.
- Eigeninitiative und Umsetzungsstärke: Du entwickelst konkrete Lösungen und begleitest sie bis zur funktionierenden Anwendung.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Eine kaufmännische Ausbildung, ein passendes Studium oder einen vergleichbaren beruflichen Werdegang.
Besonders gut passt du zu uns, wenn du außerdem Folgendes mitbringst:
- Erfahrung in einem Softwareunternehmen, Systemhaus oder IT-Dienstleistungsunternehmen.
- Kenntnisse in der Abrechnung von Softwarelizenzen, Softwarepflege, Subscriptions oder Dienstleistungen.
- Praktische Erfahrung mit Workflow-Automatisierung, Schnittstellen, Datenimporten oder KI-gestützten Werkzeugen.
- Erfahrung mit Work for All oder einem vergleichbaren ERP-System.
- Grundkenntnisse in Buchhaltung und administrativen HR-Prozessen.
Eigene Programmierkenntnisse sind willkommen. Entscheidend ist, dass du Automatisierungen fachlich durchdenken und gemeinsam mit technischen Kollegen umsetzen kannst.
Profil
Du verbindest kaufmännische Sachbearbeitung mit Prozessgestaltung und Automatisierung. Du bearbeitest Aufträge und Abrechnungen selbst und entwickelst die Abläufe dahinter weiter: vom Angebot über Bestellung und Lizenzbereitstellung bis zur Rechnung und Vertragsverwaltung.
Dabei arbeitest du direkt mit der Geschäftsführung sowie unseren Teams in Vertrieb, Anwendungsberatung & Support, Entwicklung und Business Operations zusammen. Du erhältst den Gestaltungsspielraum, verbindliche Standards zu entwickeln und ihre Umsetzung voranzutreiben. Die Position umfasst zunächst keine disziplinarische Personalverantwortung.
Wir bieten
- 100 % Remote-Arbeit innerhalb Deutschlands.
- Flexible Arbeitszeiten in Abstimmung mit den betrieblichen Abläufen.
- Eine vielseitige Aufgabe mit Eigenverantwortung und direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
- Gestaltungsspielraum für konkrete Prozessverbesserungen und Automatisierung.
- Fachlichen Austausch mit unseren kaufmännischen, technischen und beratenden Teams.
- Eine strukturierte Einarbeitung.
- Ein betriebliches Sportangebot und betriebliche Altersvorsorge.
Important note
Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.
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