Mit Kompetenz im Bereich Problemlösung bietet die metas GmbH aus Bonn seit 2004 mit metasfresh ERP ihren Kund:innen aus der DACH-Region in den Bereichen Lebensmittelindustrie, Großhandel und Grüne Branche eine agile und digitale Gesamtlösung mit dem Ziel, mächtige ERP-Software angenehm und einfach bedienbar zu machen. Im Jahr 2022 wurde metasfresh ERP durch das Fraunhofer IML validiert und 2025 auf Platz 1 gewählt beim ERP-Vergleich der Hochschule Merseburg von 21 ERP-Systemen.

Dank hochmoderner Cloud-Architektur garantiert die metas GmbH weltweit vollen und sicheren Zugriff auf Unternehmensdaten und eröffnet so das volle Potenzial digitaler Souveränität bei gleichzeitiger Wahrung von Sicherheit, Unabhängigkeit und vertrauenswürdiger Infrastruktur. Mit Standorten in Deutschland und Rumänien sowie einem wachsenden Partnernetzwerk in der DACH-Region begleitet die metas GmbH ihre Kund:innen auf dem Weg zur digitalen Transformation.

Für unser Team am Standort Bonn suchen wir in Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Executive Assistant & Business Operations (m/w/d).

Aufgabenbereiche:

Als Executive Assistant & Business Operations (m/w/d) unterstützen Sie unser C-Level im operativen Tagesgeschäft und sorgen dafür, dass administrative, organisatorische und bereichsübergreifende Prozesse effizient ineinandergreifen.

Sie sind zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Teams sowie externen Partnern und tragen mit Ihrer strukturierten, vorausschauenden Arbeitsweise wesentlich dazu bei, dass operative Themen zuverlässig gesteuert und nachverfolgt werden.

Dabei übernehmen Sie Verantwortung in den Bereichen Executive Support, Administration, vorbereitende Finance-Prozesse, HR-Support sowie vertriebs- und marketingnahe Organisation.

Executive Support & Organisation

Proaktive Unterstützung des C-Levels im Tagesgeschäft
Terminplanung, Koordination und Überwachung von Fristen, Deadlines und Wiedervorlagen
Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Entscheidungsgrundlagen
Priorisierung, Nachverfolgung und Koordination offener Themen
Unterstützung bei interner und externer Korrespondenz

Administration & Vertragsmanagement

Erstellung, Vorbereitung und Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Freigaben
Vorbereitung von Unterlagen zur Unterschrift
Pflege und Verwaltung administrativer Dokumentationen
Organisation und Optimierung interner Abläufe und Prozesse

Finance & Steuerbüro-Koordination

Vorbereitung buchhaltungsrelevanter Unterlagen
Prüfung, Sortierung und strukturierte Aufbereitung von Belegen
Abstimmung mit unserem externen Steuerbüro
Unterstützung bei vorbereitenden Tätigkeiten für Monats- und Jahresabschlüsse
Überwachung relevanter Fristen und Rückmeldungen

HR Support

Unterstützung in administrativen HR-Prozessen
Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und Personalunterlagen
Unterstützung im Recruiting und Bewerbermanagement
Organisation von Onboarding- und Offboarding-Prozessen
Pflege personalrelevanter Dokumentationen

Sales & Marketing Support

Organisatorische Unterstützung im Vertrieb
Pflege und Nachverfolgung vertriebsrelevanter Daten
Unterstützung bei Kundenkommunikation und Angebotsprozessen
Unterstützung bei Marketingmaßnahmen, Events und Kampagnen
Koordination interner und externer Abstimmungen.

Das bringen Sie mit:

Fachliche Qualifikationen

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium, z. B. in:

Betriebswirtschaft / Business Administration
Management
Office Management
Wirtschaftspsychologie
HR Management
Finance / Rechnungswesen
oder einer vergleichbaren Fachrichtung.

Persönliche Anforderungen

Sehr gute Kommunikation auf Deutsch
Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent
Hohe Eigenverantwortung und Hands-on-Mentalität
Strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Hohes Maß an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
Starkes Priorisierungsvermögen
Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
Freude an bereichsübergreifendem Arbeiten
Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten
Hohe Serviceorientierung und Pragmatismus

Wünschenswert

Erfahrung in Assistenz, Operations, Office Management oder Administration
Erfahrung im Umgang mit Geschäftsführungs- oder C-Level-nahen Themen
Grundverständnis für Finance-, HR- und Business-Prozesse
Sicherer Umgang mit digitalen Tools und MS Office / Microsoft 365
KI-Affinität
5+ Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle.

Das bieten wir:

eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit direkter Zusammenarbeit mit dem C-Level
ein breites, abwechslungsreiches Aufgabenspektrum
hoher Gestaltungsspielraum und kurze Entscheidungswege
ein modernes, dynamisches Arbeitsumfeld
langfristige Perspektive mit Entwicklungsmöglichkeiten
offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege
unbefristetes Arbeitsverhältnis
flexible Arbeitszeiten
eine leistungsgerechte Vergütung
modernes Büro mit ergonomischen Arbeitsplätzen (Stehtische)
kostenloses Getränkeangebot
Standort: Office Bonn bzw. hybrid.

Wenn Sie weitere interessante Details wissen möchten, bewerben Sie sich jetzt!

Wir sehen mit Spannung Ihrer Bewerbung entgegen, der Sie freundlicherweise Ihre Gehaltsvorstellung sowie Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin beifügen!

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