Mit Kompetenz im Bereich Problemlösung bietet die metas GmbH aus Bonn seit 2004 mit metasfresh ERP ihren Kund:innen aus der DACH-Region in den Bereichen Lebensmittelindustrie, Großhandel und Grüne Branche eine agile und digitale Gesamtlösung mit dem Ziel, mächtige ERP-Software angenehm und einfach bedienbar zu machen. Im Jahr 2022 wurde metasfresh ERP durch das Fraunhofer IML validiert und 2025 auf Platz 1 gewählt beim ERP-Vergleich der Hochschule Merseburg von 21 ERP-Systemen.
Dank hochmoderner Cloud-Architektur garantiert die metas GmbH weltweit vollen und sicheren Zugriff auf Unternehmensdaten und eröffnet so das volle Potenzial digitaler Souveränität bei gleichzeitiger Wahrung von Sicherheit, Unabhängigkeit und vertrauenswürdiger Infrastruktur. Mit Standorten in Deutschland und Rumänien sowie einem wachsenden Partnernetzwerk in der DACH-Region begleitet die metas GmbH ihre Kund:innen auf dem Weg zur digitalen Transformation.
Für unser Team am Standort Bonn suchen wir in Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Executive Assistant & Business Operations (m/w/d).
Aufgabenbereiche:
Als Executive Assistant & Business Operations (m/w/d) unterstützen Sie unser C-Level im operativen Tagesgeschäft und sorgen dafür, dass administrative, organisatorische und bereichsübergreifende Prozesse effizient ineinandergreifen.
Sie sind zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Teams sowie externen Partnern und tragen mit Ihrer strukturierten, vorausschauenden Arbeitsweise wesentlich dazu bei, dass operative Themen zuverlässig gesteuert und nachverfolgt werden.
Dabei übernehmen Sie Verantwortung in den Bereichen Executive Support, Administration, vorbereitende Finance-Prozesse, HR-Support sowie vertriebs- und marketingnahe Organisation.
Executive Support & Organisation
- Proaktive Unterstützung des C-Levels im Tagesgeschäft
- Terminplanung, Koordination und Überwachung von Fristen, Deadlines und Wiedervorlagen
- Vor- und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Entscheidungsgrundlagen
- Priorisierung, Nachverfolgung und Koordination offener Themen
- Unterstützung bei interner und externer Korrespondenz
Administration & Vertragsmanagement
- Erstellung, Vorbereitung und Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und Freigaben
- Vorbereitung von Unterlagen zur Unterschrift
- Pflege und Verwaltung administrativer Dokumentationen
- Organisation und Optimierung interner Abläufe und Prozesse
Finance & Steuerbüro-Koordination
- Vorbereitung buchhaltungsrelevanter Unterlagen
- Prüfung, Sortierung und strukturierte Aufbereitung von Belegen
- Abstimmung mit unserem externen Steuerbüro
- Unterstützung bei vorbereitenden Tätigkeiten für Monats- und Jahresabschlüsse
- Überwachung relevanter Fristen und Rückmeldungen
HR Support
- Unterstützung in administrativen HR-Prozessen
- Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und Personalunterlagen
- Unterstützung im Recruiting und Bewerbermanagement
- Organisation von Onboarding- und Offboarding-Prozessen
- Pflege personalrelevanter Dokumentationen
Sales & Marketing Support
- Organisatorische Unterstützung im Vertrieb
- Pflege und Nachverfolgung vertriebsrelevanter Daten
- Unterstützung bei Kundenkommunikation und Angebotsprozessen
- Unterstützung bei Marketingmaßnahmen, Events und Kampagnen
- Koordination interner und externer Abstimmungen.
Das bringen Sie mit:
Fachliche Qualifikationen
Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Studium, z. B. in:
- Betriebswirtschaft / Business Administration
- Management
- Office Management
- Wirtschaftspsychologie
- HR Management
- Finance / Rechnungswesen
- oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
Persönliche Anforderungen
- Sehr gute Kommunikation auf Deutsch
- Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent
- Hohe Eigenverantwortung und Hands-on-Mentalität
- Strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Hohes Maß an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Starkes Priorisierungsvermögen
- Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten
- Freude an bereichsübergreifendem Arbeiten
- Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten
- Hohe Serviceorientierung und Pragmatismus
Wünschenswert
- Erfahrung in Assistenz, Operations, Office Management oder Administration
- Erfahrung im Umgang mit Geschäftsführungs- oder C-Level-nahen Themen
- Grundverständnis für Finance-, HR- und Business-Prozesse
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools und MS Office / Microsoft 365
- KI-Affinität
- 5+ Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle.
Das bieten wir:
- eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle mit direkter Zusammenarbeit mit dem C-Level
- ein breites, abwechslungsreiches Aufgabenspektrum
- hoher Gestaltungsspielraum und kurze Entscheidungswege
- ein modernes, dynamisches Arbeitsumfeld
- langfristige Perspektive mit Entwicklungsmöglichkeiten
- offene Kommunikation und kurze Entscheidungswege
- unbefristetes Arbeitsverhältnis
- flexible Arbeitszeiten
- eine leistungsgerechte Vergütung
- modernes Büro mit ergonomischen Arbeitsplätzen (Stehtische)
- kostenloses Getränkeangebot
- Standort: Office Bonn bzw. hybrid.
Wenn Sie weitere interessante Details wissen möchten, bewerben Sie sich jetzt!
Wir sehen mit Spannung Ihrer Bewerbung entgegen, der Sie freundlicherweise Ihre Gehaltsvorstellung sowie Ihren frühestmöglichen Eintrittstermin beifügen!
