Ihre Aufgaben
In dieser vielseitigen Rolle übernimmst du eigenverantwortlich die Organisation des Office-Alltags, unterstützt die Buchhaltung mit DATEV und koordinierst administrative Prozesse im Team. Du bist eine zentrale Ansprechperson für externe Partner, überwachst Projektbudgets und unterstützt das People Management – vom Onboarding bis zur Prozessautomatisierung. Mit Eigeninitiative, unternehmerischem Denken und einem Blick fürs Detail trägst du maßgeblich zum reibungslosen Ablauf bei. Wir bieten dir die Möglichkeit, dich durch Fortbildungen kontinuierlich weiterzuentwickeln und deine Kompetenzen auszubauen – in Teil- oder Vollzeit, remote oder im Office, immer flexibel und mit viel Gestaltungsspielraum.
Administrative Themen, Buchhaltung & Accounting
- Eigenständige Organisation des Office-Alltags und Verwaltung aller zugehörigen administrativen Abläufe
- Unterstützung der Buchhaltung mit DATEV (Belegverwaltung, Rechnungsstellung, Zahlungsverkehrstracking)
- Strukturierte Ablage und Dokumentenmanagement
- Unterstützung bei administrativen Anliegen der Mitarbeitenden
- Kommunikation mit externen Steuerberatern und der Lohnbuchhaltung
- Sicherstellen aller administrativen Abläufe im Unternehmen
- Organisation von Company Events
Projektcontrolling & Partnermanagement
- Unterstützung beim Projektcontrolling, einschließlich Budgetüberwachung und Auswertung von Projektdaten
- Koordination und Management der Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern und Consultants, um den reibungslosen Projektablauf sicherzustellen
- Koordination mit Personaldienstleistern zu vertraglichen & administrativen Themen
- Pflege und Verwaltung von Verträgen und Projektzeiten
- Überwachung von Projektkosten und Erstellung von Berichten
People Management & Koordination
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitenden, einschließlich der Anlage in unserem HR Tool
- Weiterentwicklung und Automatisierung von HR-Prozessen
- Ansprechpartner für alle administrativen Themen der Mitarbeitenden
- Begleitung und Koordination des Recruitingprozesses: Unterstützung bei der Stellenschaltung, Bewerberkoordination und Abstimmung mit Recruitern & Hiring Managern
- Unterstützung bei internen HR-Projekten und Initiativen zur Mitarbeiterentwicklung
Ihr Profil
Basic Qualifikationen
- Erfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung (>3 Jahre) in Office Management, Buchhaltung oder Administration
- Buchhaltungskenntnisse: Gutes Wissen und erste Erfahrung im betrieblichen Rechnungswesen (z.B. vorbereitende Buchhaltung, DATEV, Lexware)
- IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Outlook, Teams, Excel)
- Ownership: Du handelst verantwortungsbewusst, lösungsorientiert und denkst unternehmerisch
- Detailorientierung: Du hast einen Blick fürs Detail und gehst sorgfältig mit Daten um
- Organisationsfähigkeit: Strukturierte Arbeitsweise, Zeitmanagement und Priorisierung sind deine Stärken
- Kommunikationsfähigkeit: Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, grundlegende Englischkenntnisse von Vorteil
- Teamfähigkeit: Du arbeitest gerne im Team und unterstützt Kolleg:innen proaktiv
- Lernbereitschaft: Du bist neugierig, offen für neue Tools und entwickelst dich kontinuierlich weiter
Bevorzugte Qualifikationen:
- Grundlegendes Wissen im Rechnungswesen und steuerthematische Grundkenntnisse (vorbereitende Buchhaltung, DATEV, Lexware)
- Erfahrung mit HR-Tools (z. B. Personio) und Interesse an der Prozessautomatisierung
- Kenntnisse im Projektcontrolling oder Partnermanagement
- Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Lohnbuchhaltung
- Erfahrung in der Koordination von Recruiting-Prozessen
- Spaß an der Optimierung und Digitalisierung von Prozessen
Warum wir?
- Praktische Erfahrung: Wir bieten dir Autonomie und fördern eigenständiges Arbeiten mit hohem Verantwortungsgrad und abwechslungsreichen Tätigkeiten.
- Schnelle persönliche und fachliche Entwicklung: Wir finanzieren Fort- und Weiterbildung und Training on the Job, damit du alles hast was du benötigst, um dich und uns gemeinsam voranzubringen.
- Attraktive Vergütung: Erhalte ein attraktives Gehaltspaket, das deine wertvollen Beiträge zu unserer Mission widerspiegelt.
- Startup-ähnliche Kultur: Wachse in einer sehr offenen und freundlichen Startup-ähnlichen Atmosphäre, die viel Freiheit und Möglichkeiten für kreativen Input und Innovation bietet.
- Flexibler Arbeitsort: Wähle deinen idealen Arbeitsort – ob remote aus dem Komfort deines Zuhauses oder in unserem modernen Büro am Gärtnerplatz in München – und passe deine Arbeitsumgebung an deine persönlichen und beruflichen Bedürfnisse an.
- Flexible Arbeitszeiten: Genieße die Flexibilität, deinen Tag früher oder später zu beginnen, mit Arbeitszeiten, die sich deinem Lebensstil anpassen und es dir ermöglichen, Arbeits- und persönliche Verpflichtungen effektiv zu vereinbaren.
- Berufliche Weiterentwicklung: Vertiefe dein Fachwissen und deine Qualifikationen in den relevanten Bereichen deines Jobs.
- Teil- oder Vollzeit: Du entscheidest, wir sind flexibel.
Über uns
Perelyn - enabling meaningful innovation. Wir sind ein führendes Beratungsunternehmen im Bereich der künstlichen Intelligenz und entwickeln innovative Lösungen für unsere Kunden und Partner. Von der Konzeptualisierung bis zur Umsetzung, bilden wir das gesamte Spektrum künstlicher Intelligenz ab und helfen Unternehmen wie MunichRe, ProSiebenSat.1, T-Systems oder Zeiss Semiconductor bei ihrer Transformation. Darüber hinaus entwickeln wir unsere eigenen Produkte und Services. Bei Perelyn bringen wir die richtigen Menschen mit diversen Backgrounds und Fähigkeiten zusammen und investieren kontinuierlich in die Entwicklung unserer Mitarbeitenden. Dabei fördern wir Engagement im Einklang mit den persönlichen Zielen.
Perelyn schätzt Vielfalt in den Erfahrungen. Auch wenn du nicht alle in der Stellenbeschreibung genannten Qualifikationen und Fähigkeiten erfüllst, ermutigen wir dich uns deine Bewerbungen zu senden. Unabhängig davon, ob deine Karriere gerade erst beginnt, unkonventionell verlaufen ist oder alternative Erfahrungen umfasst – zögere nicht, dich zu bewerben.
What can we build today?
