Manager, Design-Build Business Operations
Reports To: Ownership / Senior Leadership
Location: Kirkland, QC
Employment Type: Full-Time, Permanent
Key Responsibilities
Sales Operations & Pipeline Management
- Own the administrative and operational management of the Design-Build sales pipeline.
- Ensure opportunities, proposals, follow-ups, expected close dates and sales stages are accurate and current.
- Establish and monitor sales KPIs, conversion rates, pipeline value, aging opportunities and salesperson activity.
- Hold sales team members accountable for timely follow-ups and accurate opportunity management.
- Prepare sales forecasts and provide leadership with clear visibility into upcoming work and expected revenue.
- Monitor sold projects to ensure contracts, deposits, documentation and internal requirements are completed before handoff.
Design-Build Business Operations
- Oversee the administrative workflow of Design-Build projects from sale through completion and invoicing.
- Ensure clean and consistent handoffs between Sales, Operations, Accounting and Administration.
- Monitor project setup, documentation, billing readiness, change orders, deposits and closeout requirements.
- Maintain visibility into Design-Build backlog and upcoming workload.
- Work closely with operations and accounting to identify projects requiring invoicing or administrative follow-up.
- Identify gaps that could result in delayed billing, missed revenue, incomplete documentation or poor client experience.
Performance Management & Reporting
- Develop and maintain a meaningful Design-Build department scorecard.
- Establish measurable KPIs across sales, operations and administrative performance.
- Prepare weekly and monthly reporting for leadership.
- Monitor trends and proactively flag performance issues or operational risks.
- Translate data into clear action items rather than simply reporting numbers.
- Continuously evaluate whether existing measurables are providing useful information and develop new ones when required.
Systems & Process Improvement
- Become a power user of company’s operational and CRM systems, including Aspire and related technology.
- Develop, document and continuously improve department procedures and SOPs.
- Identify inefficient, unclear or inconsistent workflows and implement solutions.
- Build processes that are practical, measurable and easy for employees to follow.
- Improve data integrity and ensure team members are consistently using systems as intended.
- Develop dashboards, reports, templates and tools that improve visibility and accountability.
- Look for opportunities to automate or simplify repetitive administrative processes.
- Lead implementation of new processes and ensure they are adopted by the team.
Team Coordination & Accountability
- Provide operational oversight and structure to the Design-Build sales and administrative functions.
- Establish clear expectations, deadlines and follow-up procedures.
Client & External Stakeholder Support
- Assist with escalated or complex client communications when required.
- Communicate professionally with commercial clients, municipal representatives and other external stakeholders.
Leadership & Executive Support
- Act as a trusted operational partner to Ownership and senior leadership.
- Take loosely defined ideas, problems or priorities and turn them into structured action plans.
- Conduct analysis and research to support leadership decisions.
- Maintain visibility on important outstanding items and ensure appropriate follow-up occurs.
- Proactively identify issues rather than waiting for leadership to discover them.
- Support special projects and company initiatives as required.
- Provide leadership with concise, reliable information about the health of the Design-Build department.
Experience & Qualifications
- 5+ years of experience in business operations, sales operations, commercial operations, project controls, construction administration or a related role.
- Previous experience managing complex workflows involving multiple departments or stakeholders.
- Experience developing KPIs, dashboards and management reporting.
- Strong Excel/Google Sheets skills.
- Experience with CRM, ERP or project-management software.
- Experience in landscaping, construction, engineering, architecture, property development or another project-based industry is considered a strong asset.
- Experience working directly with ownership or senior executives is considered an asset.
- Strong written and verbal communication skills.
Gestionnaire, opérations commerciales – Design-Construction
Relève de : Propriétaires / Haute direction
Lieu : Kirkland, QC
Type d’emploi : Temps plein, permanent
Principales responsabilités
Gestion des opérations des ventes et du pipeline
- Assurer la gestion administrative et opérationnelle du pipeline des ventes du secteur Design-Construction.
- Veiller à ce que les occasions, les propositions, les suivis, les dates de conclusion prévues et les étapes du processus de vente soient exacts et à jour.
- Établir et suivre les indicateurs clés de performance (KPI), les taux de conversion, la valeur du pipeline, l’ancienneté des occasions et l’activité des représentants commerciaux.
- Tenir les membres de l’équipe des ventes responsables d’effectuer les suivis dans les délais requis et d’assurer une gestion rigoureuse des occasions.
- Préparer les prévisions de ventes et fournir à la direction une visibilité claire sur les travaux à venir et les revenus prévus.
- Effectuer le suivi des projets vendus afin de s’assurer que les contrats, dépôts, documents et exigences internes sont complétés avant le transfert aux opérations.
- Coordonner et/ou animer régulièrement les réunions de suivi du pipeline des ventes.
- Repérer les occasions qui stagnent et s’assurer que les mesures appropriées sont prises.
- Améliorer continuellement le processus de vente, de la demande initiale jusqu’à la signature du contrat.
Opérations commerciales – Design-Construction
- Superviser le flux de travail administratif des projets de Design-Construction, de la vente jusqu’à l’achèvement et à la facturation.
- Assurer des transferts clairs et uniformes entre les équipes des Ventes, des Opérations, de la Comptabilité et de l’Administration.
- Effectuer le suivi de la mise en place des projets, de la documentation, de la préparation à la facturation, des changements aux contrats, des dépôts et des exigences de clôture.
- Maintenir une visibilité sur le carnet de commandes du secteur Design-Construction et la charge de travail à venir.
Gestion de la performance et rapports
- Élaborer et maintenir un tableau de bord pertinent pour le département Design-Construction.
- Établir des KPI mesurables couvrant les ventes, les opérations et la performance administrative.
Systèmes et amélioration des processus
- Devenir un utilisateur expert des systèmes opérationnels et CRM, notamment Aspire et les technologies connexes.
- Élaborer, documenter et améliorer continuellement les procédures et les procédures opérationnelles normalisées (PON) du département.
- Identifier les flux de travail inefficaces, peu clairs ou incohérents et mettre en œuvre des solutions.
- Mettre en place des processus pratiques, mesurables et faciles à suivre pour les employés.
Coordination de l’équipe et responsabilisation
- Assurer la supervision opérationnelle et établir une structure claire pour les fonctions liées aux ventes et à l’administration du secteur Design-Construction.
- Établir des attentes, des échéanciers et des procédures de suivi clairs.
- Effectuer des suivis réguliers auprès des membres de l’équipe concernant les tâches et éléments en suspens.
- Soutenir les représentants commerciaux tout en veillant au respect des processus et des indicateurs requis.
- Coordonner les activités entre les départements afin de résoudre les problèmes avant qu’ils ne deviennent des goulots d’étranglement.
Soutien aux clients et aux parties prenantes externes
- Participer aux communications avec les clients lors de situations complexes ou nécessitant une intervention de niveau supérieur.
- Communiquer de manière professionnelle avec les clients commerciaux, les représentants municipaux et les autres parties prenantes externes.
- Veiller à ce que les engagements pris envers les clients soient correctement documentés et communiqués à l’interne.
Leadership et soutien à la haute direction
- Agir à titre de partenaire opérationnel de confiance auprès des propriétaires et de la haute direction.
- Transformer des idées, problèmes ou priorités peu définis en plans d’action structurés.
- Effectuer des analyses et des recherches afin d’appuyer les décisions de la direction.
- Maintenir une visibilité sur les éléments importants en suspens et veiller à ce que les suivis appropriés soient effectués.
Expérience et qualifications
- Plus de 5 ans d’expérience en gestion des opérations commerciales, opérations des ventes, opérations commerciales, contrôle de projets, administration de la construction ou dans un domaine connexe.
- Expérience antérieure dans la gestion de flux de travail complexes impliquant plusieurs départements ou parties prenantes.
- Expérience dans l’élaboration de KPI, de tableaux de bord et de rapports de gestion.
- Excellente maîtrise d’Excel et de Google Sheets.
- Expérience avec des logiciels CRM, ERP ou de gestion de projets.
- Une expérience dans les secteurs de l’aménagement paysager, de la construction, de l’ingénierie, de l’architecture, de la promotion immobilière ou dans tout autre secteur axé sur les projets constitue un atout important.
- Une expérience de travail directe avec des propriétaires ou des membres de la haute direction constitue un atout.
- Excellentes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.
