Business Operations Specialist (m/w/d)

FUNKE • Full-time • Berlin, DE • 20h ago

Zur Unterstützung unseres Teams suchen wir Dich als

Business Operations Specialist (m/w/d)

Du optimierst interne Arbeitsabläufe und Prozessstrukturen, etablierst einheitliche Standards und sorgst für eine hohe Datenqualität. Dabei nutzt du Automatisierungen und geeignete Tools, um die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten und die Teams im Arbeitsalltag zu unterstützen
Du koordinierst kaufmännische Abläufe von der Rechnungsbearbeitung über Lieferanten- und Vertragsmanagement bis hin zur Verwaltung von Softwareabonnements und sorgst für eine zuverlässige und fristgerechte Abwicklung
Du koordinierst Onboarding- und Offboarding-Prozesse einschließlich relevanter Zugänge und organisatorischer Abläufe, darüber hinaus organisierst und begleitest du Teamevents von der Planung bis zur Nachbereitung
Du setzt interne Tool-Projekte und organisatorische Weiterentwicklungen um
Du koordinierst Compliance-Anforderungen & Datenschutz im Tagesgeschäft, pflegst die erforderliche Dokumentation und hältst vereinbarte Maßnahmen, Nachweise und Fristen nach
Du unterstützt bei operativen Arbeitspaketen im Rahmen von Unternehmenskäufen und Integrationen und stellst deren strukturierte Umsetzung in deinem Verantwortungsbereich sicher
Du koordinierst mehrere parallel laufende Vorgänge, setzt Prioritäten, machst fehlende Informationen sichtbar und sorgst dafür, dass Aufgaben und Fristen zuverlässig nachgehalten und abgeschlossen werden
Du verfügst über mindestens 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung in Business Operations, kaufmännischer Koordination oder einer vergleichbaren Schnittstellenfunktion
Du hast Erfahrung mit der Administration oder strukturierten Nutzung von Work-Management- oder Ticketsystemen. Kenntnisse in ClickUp sowie in Workflows, Vorlagen und Automatisierungen sind von Vorteil
Du verfügst über ein gutes Verständnis für digitale und kaufmännische Abläufe, arbeitest sicher mit Tabellen und gängigen Office-Anwendungen und hast idealerweise Erfahrung in der Rechnungs-, Vertrags-, Lieferanten- oder Lizenzverwaltung
Du arbeitest eigenständig, strukturiert und lösungsorientiert. Fehlende Informationen beschaffst du proaktiv, übernimmst Verantwortung und bringst deine Aufgaben zuverlässig zum Abschluss
Du hast ein ausgeprägtes Prozessverständnis, erkennst Optimierungspotenziale und hast Freude daran, wiederkehrende Abläufe zu strukturieren, Standards zu etablieren und kontinuierlich weiterzuentwickeln
Du kannst unterschiedliche Anforderungen und Prioritäten gut einschätzen, behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick und kommunizierst Engpässe sowie Prioritätskonflikte frühzeitig und transparent
Du kommunizierst verbindlich und serviceorientiert auf unterschiedlichen Ebenen. Anforderungen kannst du klar adressieren und Aufgaben sowie Fristen konsequent nachhalten
Du hast Lust, dich schnell und eigenständig in neue Themen, Prozesse und Tools einzuarbeiten. Deine hohe Lernbereitschaft und Eigeninitiative ermöglichen es dir, fehlendes spezifisches Fachwissen, beispielsweise im kaufmännischen Bereich, zügig aufzubauen
Innovation trifft Tradition: Du gestaltest die digitale Transformation unserer Mediengruppe mit
Entwickle Dich mit uns: Wir ermöglichen Dir die Teilnahme an individuellen Coachings, Workshops oder (Online)-Trainings im Rahmen unserer FUNKE Akademie
Flexibel arbeiten: Wir leben ein hybrides Arbeitsmodell, weil uns Deine Work-Life-Balance wichtig ist
Teamwork: Dich erwarten ein dynamisches Team, eine offene Feedbackkultur, kurze Kommunikationswege und ein herzliches Miteinander
Corporate Benefits: Wir bieten Dir ein Benefit-Portal mit attraktiven Rabatten und Abos
Halte Dich fit und gesund: Profitiere von unseren Kooperationen mit verschiedensten Fitnessstudios und lasse Dich für Deine mentale und körperliche Gesundheit individuell beraten

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