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Objectif : Support administratif RSM/ Marketing local et équipe des ventes sous la responsabilité du RSM.
état d'esprit du poste : Personne qui sera acteur de son travail et autonome. Son domaine d'expertise sera varié et donnera lieu à de nombreuses interactions entre les différents services. C'est un poste qui sera le « disque dur » de la neuro au niveau administratif et qui aura aussi un rôle indirect au niveau des ventes.
Profil : Dynamique, rigoureux, organisé, volontaire, travail en équipe, anticipation, gestion du stress, force de suggestions. Un + si maitrise Compliance France.
Anglais/ Pack Office/ Sales Force /Oracle
Descriptif
1/ évènements : en lien direct avec le marketing local garant du budget et du bon suivi des dossiers au niveau « Compliance »
- Prise en charge des évènements locaux
- établissement des contrats
- Gestion des KOL's sur la partie administrative
- Organisation des réunions commerciales
- Gestion des MRF
- Gestion de la compliance France (récolte d'information, programme, délais à respecter pour les soumissions etc), qui inclut la publication des dépenses réelles, mais aussi des facturations : demande d'achat/suivi date de paiement)
2/ Administration Des Ventes
- Gestion et Suivi des OO / PO clients avec RSM, le service client et le SAV
- Relation avec service clients et SAV
- Préparation des allocations/ soumission/ Suivi
- Gestion outils suivi des disponibilités produits (substitution, arrêt, retour... ) en assistant aux réunions hebdomadaires des chef produit EMEA. (Rapport hebdomadaire à réaliser avec mise à jour des infos dans le tableau pour les sales)
- Mise en place outil commun de travail de suivi produits ( réf BO/arrêt/substitution etc... et sous le Marketing local IFU/ Fiches techniques et traduction courrier, suivi process)
- Gestion Miméo/ échantillons (Budget marketing local)
- Rapport mensuel des ventes
- Suivi Audits avec équipe
- Gestion/ Suivi LTL et NCR
- Relais cellule marché /relance commerciaux (élaboration et/ou suivi devis)
- Participation aux réunions commerciales
- Gestion de calendrier (au moins 1to1 avec tes direct reports, entretiens de mi-année et fin d'année, organisation de Teams meetings à ta demande, surveiller et gérer les RV qui se chevauchent dans la mesure du possible)
- Création de certains rapports Salesforce au besoin (visit reports, PE, opportunités... )
- Gestion de tes NDF selon manager
- Gestion des déplacements
- Gestion logistique des nouveaux arrivants: organisation des RV avec RH, IT, fonctions supports... , 1ers déplacements, remise voiture en lien avec Patricia, cartes de visite, carte de crédit, accès Concur...
- Gestion des PO dans Oracle
Ce poste sera en contact régulier avec la qualité, le réglementaire, graphistes, logistique, service client, service des marchés, marketing local, compliance, vente et RSM.
