Metro Supply Chain is a strategic supply chain solutions partner to some of the world's fastest growing and most reputable organizations. For 50 years, it has excelled at tailoring integrated, data driven solutions, fueled by advanced systems and technology, that fulfill complex and challenging distribution needs. Managing 22.5 million square feet operating out of more than 190 sites across North America and Europe with a team of 9,000, it is one of Canada's largest privately owned supply chain solutions companies. Metro Supply Chain is a 2024 winner of the Canada's Best Managed Companies program, recognized for its strategic expertise, culture of innovation and commitment to its people and local communities.
Summary
The Executive Assistant is responsible for providing professional, confidential, and administrative assistance and support to the Chief Financial Officer (CFO), its team and other members of the executive team. The Executive Assistant will also be responsible for the administration of the Montreal Office.
RESPONSIBILITIES:
- Coordinates the CFO’s calendar and schedules appointments, events and meetings
- Secures meeting/conference rooms, catering, AV equipment and distributes handouts and meeting notes where necessary.
- Assists with the preparation of meetings and presentations including creating text, graphs, charts and tables.
- Ensure boardrooms are set up for meetings and unloaded when meetings conclude
- Greets visitors, answers inquiries and responds to meeting requests and emails on behalf of the CFO and other executives.
- Provides tracking of necessary budgets, including processing of expense reports and reconciliations.
- Arranges travel schedules and make reservations as necessary.
- Keep up-to-date contact lists.
- Maintain confidentiality of highly sensitive information.
- Organizes conferences and employee appreciation events.
- Provides general administrative support, i.e filing, photocopying, etc.
- Keep various databases, reports and templates up to date.
- Assist managers with onboarding new employees, ordering materials and pre-hire follow-ups
- Prepares and distributes internal communications where necessary.
- Answers telephone and electronic enquiries and relay telephone calls and messages.
- Coordinates incoming and outgoing mail and couriers.
- Responsible for break room management.
- Assist with office layout planning and office moves, and with managing and maintaining IT infrastructure.
- Makes sure the office is always functional, clean and tidy.
- Promotes a positive office culture and a healthy and friendly working environment.
- Manages office supplies, including ordering and distribution.
- Other duties as assigned.
EDUCATION / EXPERIENCE
- Related college diploma is required. University degree would be an asset.
- 5 years’ experience of related administrative support experience is required.
CORE COMPETENCIES:
- Excellent communication and interpersonal skills – both written and verbal in French and English, and the ability to develop relationships at all levels in the organization. The position holder will be required to communicate regularly with clients, management and colleagues located outside Quebec.
- Excellent organizational skills, including the ability to manage multiple, often competing priorities under pressure to meet tight deadlines.
- Strong MS Office skills including MS Word and PowerPoint are a must.
- Strong written and verbal communication skills; including strong proofreading and editing.
- Highly reliable with a demonstrated ability to multi-task.
- Ability to exercise political savvy and impeccable judgment.
- Strong problem-solving skills.
- Strong interpersonal skills to interact effectively with individuals at all levels of the organization as well as external customers and key stakeholders.
- Autonomous and self-driven
The position holder will be required to communicate regularly with executive management, clients and colleagues located outside Quebec as part of work and case follow-ups. An advance level of spoken and written English is required.
Why Join Us
- Work in an environment where safety is our first priority
- The opportunity to build a career with a growing company
- Medical, dental, and vision coverage for you and your family
- Life and disability insurance
- Wellness programs to support your family’s well-being
- A Retirement Savings Program with a company match
- Company team wear allowance
- Employee Appreciation Day
- Company sponsored social events
- Community volunteering
L'adjoint(e) exécutif(ve) est chargé(e) de fournir une assistance et un soutien professionnels, confidentiels et administratifs au chef de la direction financière (CFO), à son équipe et aux autres membres de l'équipe de direction. L'adjoint(e) exécutif(ve) sera également responsable de l'administration du bureau de Montréal.
RESPONSABILITÉS
- Coordonner le calendrier du directeur financier et planifier les rendez-vous, les événements et les réunions.
- Réserver les salles de réunion/conférence, le service de restauration, l'équipement audiovisuel et distribuer les documents et les notes de réunion si nécessaire.
- Participer à la préparation des réunions et des présentations, notamment en créant des textes, des graphiques, des diagrammes et des tableaux.
- S'assurer que les salles de conférence sont installées pour les réunions et déchargées à la fin des réunions.
- Accueillir les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements, aux demandes de réunion et aux courriels au nom du directeur financier et d'autres cadres.
- Assurer le suivi des budgets nécessaires, y compris le traitement des rapports de dépenses et les rapprochements.
- Organiser les horaires de voyage et faire les réservations nécessaires.
- Tenir à jour les listes de contacts.
- Maintenir la confidentialité d'informations très sensibles.
- Organiser des conférences et des événements d'appréciation des employés.
- Fournir un soutien administratif général (classement, photocopies, etc.).
- Tenir à jour diverses bases de données, rapports et modèles.
- Aider les gestionnaires à accueillir les nouveaux employés, à commander du matériel et à effectuer des suivis avant l'embauche.
- Préparer et distribuer les communications internes si nécessaire.
- Répondre aux demandes de renseignements téléphoniques et électroniques et relayer les appels téléphoniques et les messages.
- Coordonner le courrier et les courriers entrants et sortants.
- Responsable de la gestion de la salle de pause.
- Participer à la planification de l'aménagement des bureaux et aux déménagements de bureaux, ainsi qu'à la gestion et à la maintenance de l'infrastructure informatique.
- S'assurer que le bureau est toujours fonctionnel, propre et bien rangé.
- Promouvoir une culture de bureau positive et un environnement de travail sain et convivial.
- Gérer les fournitures de bureau, y compris les commandes et la distribution.
- Autres tâches selon les besoins.
ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE
- Un diplôme d'études collégiales connexe est requis. Diplôme universitaire serait un atout
- 5 cinq années d'expérience connexe en soutien administratif sont requises.
LES COMPÉTENCES DE BASE:
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles – tant à l'écrit qu'à l'oral en français et en anglais, et capacité à développer des relations à tous les niveaux de l'organisation. Le titulaire du poste devra communiquer régulièrement avec des clients, la direction et des collègues situés à l’extérieur du Québec dans le cadre de son travail.
- Excellentes compétences organisationnelles, y compris la capacité à gérer des priorités multiples et souvent concurrentes sous pression pour respecter des délais serrés.
- De solides compétences en MS Office, notamment MS Word et PowerPoint, sont indispensables.
- Solides compétences en communication écrite et verbale, y compris en matière de relecture et d'édition.
- Grande fiabilité et capacité avérée à mener plusieurs tâches de front.
- Capacité à faire preuve de bon sens politique et d'un jugement irréprochable.
- Solides compétences en matière de résolution de problèmes.
- Solides compétences interpersonnelles pour interagir efficacement avec des personnes à tous les niveaux de l'organisation ainsi qu'avec des clients externes et des intervenants clés.
- Autonomie et initiative
Le titulaire du poste devra communiquer régulièrement avec la haute direction, des clients et des collègues situés à l’extérieur du Québec dans le cadre de son travail et du suivi des dossiers. Un niveau avancé d’anglais parlé et écrit est requis.
Qu’est-ce que vous y gagnez:
- travailler dans un environnement où la sécurité est notre priorité majeure
- l'occasion de faire carrière dans une entreprise en pleine croissance
- une couverture sanitaire, des soins dentaires et ophtalmologiques fournis par l'entreprise pour vous, ainsi que votre famille
- une assurance vie, une assurance invalidité
- des programmes de bien-être pour votre bien-être et celui de votre famille
- programme d'épargne-retraite
- événements sociaux, journées d'appréciation des employés et bénévolat communautaire ;
- indemnité pour les vêtements de l'équipe de l'entreprise
